Politique de confidentialité

• Données saisies dans l'application par le Client (pointages, membres de l'équipe, journaux de connexion) : le Client, l'entreprise abonnée, est responsable du traitement ; Herman Olivier Office Solutions (« HOOS ») agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Ce traitement est régi par l'accord de sous-traitance (DPA), qui fait partie du contrat d'abonnement.
• Données de la relation commerciale (inscription à l'essai, formulaire de contact, abonnement, facturation) : HOOS est responsable du traitement, comme décrit dans la page Vos données personnelles de hoos.cloud.

HOOS : Rue du Vinâve 5/10 — 4970 Stavelot (Belgique). Pour toute question relative à vos données : olivier@hoos.cloud.

• Compte / entreprise : nom de société, numéro de TVA, email de contact.
• Connexion Odoo : URL, base de données, identifiant et clé API Odoo — la clé API est stockée chiffrée.
• Pointages : projets, tâches, descriptions, dates et durées pointées par les travailleurs du Client, synchronisés avec son Odoo.
• Membres de l'équipe : nom et adresse email des personnes invitées par l'administrateur du Client.
• Données techniques : cookie de session (authentification), journaux de connexion et demandes de lien de connexion avec l'adresse IP (audit, sécurité, limite de fréquence).
• Formulaire de contact : nom, email, société, téléphone (facultatif) et message.

Le Client reste seul responsable du respect du droit du travail et de l'information de ses travailleurs sur le pointage (annexe B — HOOS TimeTracker).

• Fournir le service de pointage et la synchronisation avec l'Odoo du Client, pour son compte.
• Sécuriser l'accès et tracer les actions sensibles.
• Contacter le Client au sujet de son essai ou de son abonnement.

HOOS n'utilise pas les données du Client à ses propres fins et ne les vend pas.

La base de données (Supabase) et les fonctions serveur de l'application (Vercel) sont situées à Francfort, dans l'Union européenne. Les courriels (liens de connexion, invitations, rappels) sont envoyés par Microsoft 365. La liste complète des prestataires, leur lieu et leur finalité figure dans la liste des sous-traitants ultérieurs, tenue à jour ; les transferts éventuels hors de l'Union européenne sont encadrés par l'accord de sous-traitance.

Odoo est le logiciel du Client, souscrit par lui : ce n'est pas un sous-traitant de HOOS. Les pointages synchronisés résident dans son Odoo.

Les données de compte et de pointage sont conservées tant que l'abonnement est actif. À la fin du contrat, elles sont restituées sur demande puis supprimées selon les délais de l'accord de sous-traitance (article « Fin du traitement ») et des conditions d'abonnement (article « Réversibilité et restitution des données »). La base de TimeTracker est sauvegardée chaque jour ; chaque sauvegarde est conservée 7 jours.

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (maintien de votre session de connexion). Aucun cookie publicitaire ni de traçage tiers n'est utilisé.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité de vos données.

Si vous êtes un travailleur ou un membre de l'équipe d'un Client, adressez votre demande à votre employeur : une demande reçue directement par HOOS lui est transmise. Pour les données de la relation commerciale, écrivez à olivier@hoos.cloud. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD, Belgique) — autoriteprotectiondonnees.be.